Vous consultez vos e-mails à 8h15. Puis vous commencez à rédiger une proposition. À 8h32, vous consultez à nouveau vos e-mails. Vous répondez à deux messages, puis ouvrez un tableur pour mettre à jour quelques chiffres. À 8h51, vous vérifiez vos e-mails une fois de plus. À 9h00, vous avez touché à quatre types de travail différents sans en avoir terminé aucun.
C'est ainsi que la plupart des gens travaillent, et c'est terriblement inefficace. Chaque basculement entre e-mails, rédaction, saisie de données et messagerie force votre cerveau à recharger un ensemble différent de règles, d'objectifs et de modèles mentaux. Le résultat est une journée qui semble bien remplie mais qui produit étonnamment peu de résultats significatifs.
Il existe une meilleure méthode, et elle est d'une simplicité déconcertante : faire les choses similaires ensemble. C'est le regroupement de tâches (task batching), et c'est l'une des techniques de productivité les plus efficaces que vous puissiez adopter dès aujourd'hui, avec pratiquement aucun effort.
Le regroupement de tâches consiste à rassembler les tâches similaires et à les accomplir dans un seul bloc de temps dédié, au lieu de les disperser tout au long de la journée. Au lieu de consulter vos e-mails vingt fois, vous les consultez trois fois. Au lieu d'assister à des réunions entre chaque tâche, vous les regroupez dans une partie de la journée. Au lieu d'alterner entre rédaction, programmation et travail administratif toutes les trente minutes, vous accordez à chaque type de travail son propre bloc ininterrompu.
Le concept s'inspire de l'industrie manufacturière, où le traitement par lots est une pratique standard depuis plus d'un siècle. Une usine ne peint pas une voiture, puis en soude une autre, puis en repeint une troisième. Elle peint toutes les voitures qui doivent être peintes, puis passe à l'opération suivante. Le coût de mise en place — préparer les outils, mélanger la peinture, calibrer les machines — n'est payé qu'une seule fois au lieu de l'être de manière répétée.
Votre cerveau fonctionne de la même manière. Chaque type de tâche nécessite une mise en route mentale spécifique : charger le bon contexte, activer les connaissances pertinentes, adopter l'état d'esprit approprié. Lorsque vous regroupez des tâches similaires, vous payez ce coût de mise en route une seule fois, puis vous profitez de l'élan pour enchaîner plusieurs éléments du même type.
L'efficacité du regroupement de tâches repose sur trois principes cognitifs bien documentés :
Comme nous l'avons exploré dans notre article sur le changement de contexte, chaque transition entre différents types de travail crée un résidu attentionnel — une sorte de gueule de bois cognitive liée à la tâche précédente qui altère les performances sur la suivante. Les recherches de Sophie Leroy à l'Université de Washington ont montré que ce résidu est le plus marqué lorsque la tâche précédente est restée inachevée.
Le regroupement minimise ces transitions. Si vous traitez trente e-mails en un seul lot, vous changez de contexte une seule fois (pour passer en mode e-mail) au lieu de trente fois dans la journée. Le calcul est simple : moins de basculements signifie moins de résidu, ce qui signifie qu'une plus grande partie de vos capacités cognitives est disponible pour le travail réel.
Les performances sur toute tâche cognitive s'améliorent avec la pratique soutenue. Le premier e-mail que vous rédigez prend plus de temps que le dixième, non pas parce que le dixième est plus facile, mais parce que votre cerveau a chargé les schémas, le vocabulaire et les cadres de décision propres à la communication par e-mail. Les psychologues appellent cela l'amorçage cognitif — vos voies mentales pour ce type de travail s'activent et restent actives tant que vous continuez un travail similaire.
Lorsque vous dispersez les e-mails tout au long de la journée, vous perdez cet effet d'amorçage à chaque fois. Vous vous échauffez, vous refroidissez, vous vous échauffez à nouveau, vous refroidissez encore. Le regroupement vous permet de vous échauffer une seule fois et de rester en régime pour l'ensemble du lot.
Chaque type de tâche requiert son propre ensemble de décisions. Les e-mails exigent de décider à quoi répondre, comment formuler les choses et quelle priorité attribuer. La rédaction nécessite des décisions sur la structure, le choix des mots et le fil de l'argumentation. Le travail administratif implique des décisions sur le classement, la planification et l'allocation des ressources.
Lorsque vous regroupez, vous prenez toutes les décisions liées aux e-mails en une seule session, en utilisant le même cadre décisionnel tout au long. Lorsque vous dispersez, vous forcez votre cerveau à charger et décharger différents cadres décisionnels des dizaines de fois par jour, accélérant la fatigue décisionnelle — le déclin bien documenté de la qualité des décisions qui survient après en avoir pris trop.
Toutes les tâches n'ont pas besoin d'être regroupées, mais la plupart des travailleurs du savoir tireront profit du regroupement de ces sept catégories :
C'est le regroupement le plus bénéfique pour la plupart des gens. Au lieu de surveiller en permanence vos e-mails et votre messagerie, traitez-les dans deux ou trois créneaux dédiés par jour. Un planning typique pourrait être : 9h00, 12h30 et 16h30. En dehors de ces créneaux, fermez votre client de messagerie et réglez votre statut de chat sur « concentré ».
La crainte est de manquer quelque chose d'urgent. La réalité est que les affaires véritablement urgentes n'arrivent presque jamais par e-mail — elles viennent par appel téléphonique ou par quelqu'un qui se déplace jusqu'à votre bureau. Tout le reste peut attendre deux à trois heures.
Si vous avez quatre réunions dans une journée, la différence entre les disperser et les regrouper est énorme. Quatre réunions réparties tout au long de la journée créent quatre changements de contexte et fragmentent votre temps restant en créneaux inutilisables de 30 à 60 minutes. Les mêmes quatre réunions programmées consécutivement l'après-midi libèrent toute votre matinée pour le travail profond.
De nombreuses organisations ont adopté des « matinées sans réunion » ou des « mercredis sans réunion » pour exactement cette raison. Si vous avez le contrôle de votre agenda, essayez de concentrer toutes vos réunions dans une partie de la journée — idéalement votre creux d'énergie.
Le travail créatif et analytique est celui qui bénéficie le plus du regroupement car il nécessite le plus long temps d'échauffement. Atteindre un véritable état de flow demande généralement 15 à 25 minutes de concentration ininterrompue. Si vos sessions de travail profond durent moins de 45 minutes, vous passez la majeure partie du temps à vous échauffer et presque rien en état de flow.
Regroupez votre travail profond en blocs de 90 minutes à deux heures. Protégez ces blocs comme vous protégeriez une réunion importante — car ils ont plus de valeur que la plupart des réunions.
Remplir des notes de frais, mettre à jour des tableurs, compléter des formulaires, traiter des factures, organiser des fichiers — ces tâches sont individuellement petites mais collectivement chronophages. Plus important encore, elles sont cognitivement légères, ce qui les rend parfaites pour vos périodes de basse énergie.
Regroupez toutes vos tâches administratives dans un seul bloc de 30 à 60 minutes, idéalement pendant votre creux d'énergie post-déjeuner. Vous les traiterez plus rapidement parce que vous êtes en « mode admin » au lieu de basculer sans cesse dedans et dehors.
Lire des articles, regarder des tutoriels, explorer la documentation, étudier la concurrence — ces activités partagent un état d'esprit commun de collecte et de synthèse d'informations. Regroupez-les dans un bloc d'apprentissage dédié plutôt que de lire un article par-ci, regarder une vidéo par-là.
Un bloc d'apprentissage hebdomadaire de 60 à 90 minutes est souvent plus efficace que des sessions quotidiennes de 10 minutes, car il vous donne suffisamment de temps pour approfondir un sujet plutôt que de survoler la surface de plusieurs.
Planifier le lendemain, faire le bilan de la journée, mettre à jour l'état d'avancement des projets, définir les priorités — ces méta-tâches sont mieux traitées ensemble. De nombreuses personnes productives utilisent un rituel de clôture quotidien de 15 minutes en fin de journée pour regrouper toute leur planification : passer en revue ce qui a été accompli, mettre à jour les listes de tâches et définir les priorités pour le lendemain.
Ce regroupement offre un second avantage : il apporte une clôture psychologique à la journée de travail, facilitant la déconnexion et le repos.
Si votre rôle implique de passer plusieurs appels par jour, regroupez-les. Chaque appel vous demande d'être dans un mode social et conversationnel — un état mental différent de la rédaction ou de l'analyse. Regrouper les appels vous permet de rester dans ce mode et d'utiliser les intervalles entre eux pour des notes rapides ou des suivis liés aux conversations.
Adopter le regroupement de tâches ne nécessite pas de révolutionner l'ensemble de votre flux de travail. Commencez petit et élargissez au fur et à mesure des résultats.
Pendant un ou deux jours, notez ce que vous faites et quand. Relevez chaque fois que vous passez d'un type de travail à un autre. La plupart des gens sont choqués de découvrir qu'ils changent de tâche 300 à 400 fois par jour. Même un journal approximatif révélera vos principales sources de fragmentation.
Examinez votre journal d'activité et regroupez les activités similaires. Les sept catégories ci-dessus sont un point de départ, mais votre rôle spécifique peut suggérer des regroupements différents. Un développeur logiciel pourrait regrouper les revues de code séparément de la programmation. Un manager pourrait regrouper les entretiens individuels séparément des réunions d'équipe. La question clé est : quelles tâches utilisent le même mode mental ?
Associez chaque lot à un moment précis de votre journée, en faisant correspondre la charge cognitive du lot à votre niveau d'énergie :
Le regroupement ne fonctionne que si vous respectez les frontières entre les lots. Lorsque vous êtes dans un lot de travail profond, ne consultez pas vos e-mails. Lorsque vous êtes dans un lot d'e-mails, ne commencez pas à rédiger un rapport. C'est la partie la plus difficile — non pas parce que la discipline requise est extrême, mais parce que nos habitudes de basculement constant sont profondément ancrées.
Commencez par un seul lot protégé par jour. La plupart des gens constatent que le simple fait de regrouper les e-mails — les consulter trois fois par jour au lieu de continuellement — libère une heure ou plus de temps productif.
Votre premier planning de regroupement ne sera pas parfait. Certains lots seront trop longs, d'autres trop courts. Certains tomberont au mauvais moment de la journée. C'est normal. Ajustez chaque semaine en fonction de vos observations. L'objectif n'est pas la perfection mais le progrès : toute réduction des changements de contexte inutiles est une victoire.
Le regroupement de tâches est simple en concept mais facile à compromettre en pratique. Attention à ces pièges courants :
Le regroupement de tâches et le time blocking sont des techniques complémentaires qui se renforcent mutuellement. Le time blocking attribue un rôle à chaque heure. Le regroupement de tâches s'assure que les activités rassemblées dans chaque bloc sont cognitivement similaires. Ensemble, ils créent un emploi du temps où votre cerveau passe la majeure partie de son temps en concentration soutenue plutôt qu'à changer constamment de registre.
Une journée regroupée et découpée en blocs de temps pourrait ressembler à ceci :
Remarquez que chaque bloc contient un seul type de travail. Il n'y a que six changements cognitifs dans toute la journée, contre les centaines que la plupart des gens subissent. Le résultat est considérablement plus de production avec moins de fatigue mentale.
Le regroupement de tâches est le plus efficace lorsque vous pouvez voir vos lots disposés visuellement sur la journée. DayChunks est conçu pour rendre cela facile.
Le regroupement de tâches n'est pas un système de productivité radical. Il ne nécessite ni logiciel spécial, ni formations coûteuses, ni changement complet de style de vie. C'est un principe unique et plein de bon sens : faire les choses similaires ensemble.
La puissance du regroupement vient de ce qu'il élimine. Chaque changement de contexte supprimé représente quelques minutes de temps d'échauffement gaspillé récupérées. Chaque lot que vous créez est une période de concentration soutenue où votre cerveau fonctionne à son meilleur niveau. Sur une journée de travail entière, ces gains se cumulent en heures de temps productif retrouvé.
Commencez avec un seul lot demain. Choisissez la tâche qui fragmente le plus votre journée — pour la plupart des gens, ce sont les e-mails — et engagez-vous à les traiter en deux ou trois créneaux dédiés au lieu de continuellement. Observez combien le reste de votre journée devient plus calme et plus concentré. Puis ajoutez un autre lot la semaine suivante. En un mois, vous vous demanderez comment vous avez pu travailler autrement.
DayChunks est un outil gratuit et visuel de time blocking. Aucune inscription requise. Codez vos lots par couleur et construisez un emploi du temps concentré en quelques minutes.
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