Verifica o seu e-mail às 8:15. Depois começa a escrever uma proposta. Às 8:32, verifica o e-mail de novo. Responde a duas mensagens, depois abre uma folha de cálculo para atualizar alguns números. Às 8:51, verifica o e-mail mais uma vez. Às 9:00, já tocou em quatro tipos diferentes de trabalho e não concluiu nenhum deles.
É assim que a maioria das pessoas trabalha, e é espantosamente ineficiente. Cada alternância entre e-mail, escrita, introdução de dados e mensagens obriga o seu cérebro a recarregar um conjunto diferente de regras, objetivos e modelos mentais. O resultado é um dia que parece ocupado mas produz surpreendentemente pouco resultado significativo.
Há uma maneira melhor, e é embarassosamente simples: faça coisas semelhantes juntas. Isto é o agrupamento de tarefas, e é uma das técnicas de produtividade mais eficazes que pode adotar hoje com quase zero esforço.
O agrupamento de tarefas é a prática de reunir tarefas semelhantes e completá-las num único bloco de tempo dedicado, em vez de espalhá-las ao longo do dia. Em vez de verificar o e-mail vinte vezes, verifica-o três vezes. Em vez de participar em reuniões entre cada outra tarefa, agrupa-as numa parte do dia. Em vez de alternar entre escrita, programação e trabalho administrativo a cada trinta minutos, dá a cada tipo de trabalho o seu próprio bloco ininterrupto.
O conceito é emprestado da indústria, onde o processamento em lote é prática padrão há mais de um século. Uma fábrica não pinta um carro, depois solda um carro, depois pinta outro carro. Pinta todos os carros que precisam de pintura, depois passa para a operação seguinte. O custo de preparação — preparar ferramentas, misturar tinta, calibrar máquinas — é pago uma vez em vez de repetidamente.
O seu cérebro funciona da mesma maneira. Cada tipo de tarefa requer uma preparação mental específica: carregar o contexto certo, ativar o conhecimento relevante, entrar no estado mental adequado. Quando agrupa tarefas semelhantes, paga esse custo de preparação uma vez e depois aproveita o impulso através de múltiplos itens do mesmo tipo.
A eficácia do agrupamento de tarefas resume-se a três princípios cognitivos bem documentados:
Como explorámos no nosso artigo sobre mudança de contexto, cada transição entre diferentes tipos de trabalho cria resíduo de atenção — uma ressaca cognitiva da tarefa anterior que prejudica o desempenho na seguinte. A investigação de Sophie Leroy na Universidade de Washington mostrou que este resíduo é mais forte quando a tarefa anterior foi deixada incompleta.
O agrupamento minimiza estas transições. Se processar trinta e-mails num lote, muda de contexto uma vez (para o modo e-mail) em vez de trinta vezes ao longo do dia. A matemática é simples: menos alternâncias significam menos resíduo, o que significa mais capacidade cognitiva disponível para o trabalho real.
O desempenho em qualquer tarefa cognitiva melhora com a prática sustentada. O primeiro e-mail que escreve demora mais do que o décimo, não porque o décimo seja mais fácil, mas porque o seu cérebro carregou os padrões, vocabulário e esquemas de decisão relevantes para a comunicação por e-mail. Os psicólogos chamam a isto priming cognitivo — as suas vias mentais para esse tipo de trabalho ficam ativadas e permanecem ativadas enquanto continuar a fazer trabalho semelhante.
Quando espalha e-mails ao longo do dia, perde este efeito de priming todas as vezes. Aquece, arrefece, aquece de novo, arrefece de novo. O agrupamento permite-lhe aquecer uma vez e manter-se quente durante todo o lote.
Cada tipo de tarefa requer o seu próprio conjunto de decisões. O e-mail requer decidir a que responder, como formular as coisas e que prioridade atribuir. A escrita requer decisões sobre estrutura, escolha de palavras e fluxo de argumentação. O trabalho administrativo requer decisões sobre arquivo, agendamento e alocação de recursos.
Quando agrupa, toma todas as decisões de e-mail numa só sessão, usando o mesmo esquema de tomada de decisão ao longo de toda ela. Quando espalha, força o seu cérebro a carregar e descarregar diferentes esquemas de decisão dezenas de vezes por dia, acelerando a fadiga de decisão — o declínio bem documentado na qualidade das decisões que ocorre após tomar demasiadas decisões.
Nem todas as tarefas precisam de ser agrupadas, mas a maioria dos trabalhadores do conhecimento beneficiará do agrupamento destas sete categorias:
Este é o lote de maior impacto para a maioria das pessoas. Em vez de monitorizar o e-mail e o chat constantemente, processe-os em duas ou três janelas dedicadas por dia. Um horário típico pode ser: 9:00, 12:30 e 16:30. Fora dessas janelas, feche o seu cliente de e-mail e coloque o estado do seu chat como focado.
O medo é que vá perder algo urgente. A realidade é que assuntos verdadeiramente urgentes quase nunca chegam por e-mail — chegam por telefonema ou alguém que vem à sua secretária. Tudo o resto pode esperar duas a três horas.
Se tem quatro reuniões num dia, a diferença entre espalhá-las e agrupá-las é enorme. Quatro reuniões distribuídas ao longo do dia criam quatro mudanças de contexto e fragmentam o seu tempo restante em intervalos inutilizáveis de 30 a 60 minutos. As mesmas quatro reuniões agendadas consecutivamente à tarde deixam toda a sua manhã livre para trabalho profundo.
Muitas organizações adotaram “manhãs sem reuniões” ou “quartas-feiras sem reuniões” exatamente por esta razão. Se tem controlo sobre o seu calendário, tente empurrar todas as reuniões para uma parte do dia — idealmente o seu período de baixa energia.
O trabalho criativo e analítico é o que mais beneficia do agrupamento porque requer o maior tempo de aquecimento. Entrar num estado genuíno de fluxo demora tipicamente 15 a 25 minutos de foco ininterrupto. Se as suas sessões de trabalho profundo têm menos de 45 minutos, está a gastar a maior parte do tempo a aquecer e quase nenhum em fluxo.
Agrupe o seu trabalho profundo em blocos de 90 minutos a duas horas. Proteja estes blocos como protegeria uma reunião importante — porque são mais valiosos do que a maioria das reuniões.
Preencher relatórios de despesas, atualizar folhas de cálculo, preencher formulários, processar faturas, organizar ficheiros — estas tarefas são individualmente pequenas mas coletivamente demoradas. Mais importante, são cognitivamente leves, o que as torna perfeitas para os seus períodos de baixa energia.
Agrupe toda a sua administração num único bloco de 30 a 60 minutos, idealmente durante a quebra de energia pós-almoço. Vai completá-las mais depressa porque está em “modo administrativo” em vez de entrar e sair dele constantemente.
Ler artigos, ver tutoriais, explorar documentação, pesquisar concorrentes — estas atividades partilham uma mentalidade comum de recolha e síntese de informação. Agrupe-as num bloco dedicado de aprendizagem em vez de ler um artigo aqui, ver um vídeo ali.
Um lote semanal de aprendizagem de 60 a 90 minutos é frequentemente mais eficaz do que sessões diárias de 10 minutos porque lhe dá tempo suficiente para aprofundar um tópico em vez de sobrevoar a superfície de muitos.
Planear o amanhã, rever o hoje, atualizar o estado dos projetos, definir prioridades — estas meta-tarefas são melhor realizadas em conjunto. Muitas pessoas produtivas usam um ritual diário de encerramento de 15 minutos no final do dia de trabalho para agrupar todo o seu planeamento: rever o que foi realizado, atualizar listas de tarefas e definir prioridades para o dia seguinte.
Este lote tem um segundo benefício: proporciona encerramento psicológico do dia de trabalho, tornando mais fácil desligar e descansar.
Se a sua função envolve fazer múltiplas chamadas por dia, agrupe-as. Cada chamada requer que esteja num modo social e conversacional — um estado mental diferente do de escrever ou analisar. Agrupar chamadas permite-lhe manter-se nesse modo e usar os intervalos entre chamadas para notas rápidas ou follow-ups relacionados com as conversas.
Adotar o agrupamento de tarefas não requer uma revisão completa do seu fluxo de trabalho. Comece pequeno e expanda à medida que vê resultados.
Durante um ou dois dias, registe o que faz e quando. Anote cada vez que alterna entre diferentes tipos de trabalho. A maioria das pessoas fica chocada ao descobrir que alterna entre tarefas 300 a 400 vezes por dia. Mesmo um registo aproximado revelará as suas maiores fontes de fragmentação.
Olhe para o seu registo de tarefas e agrupe atividades semelhantes. As sete categorias acima são um ponto de partida, mas a sua função específica pode sugerir agrupamentos diferentes. Um programador pode agrupar revisões de código separadamente da programação. Um gestor pode agrupar reuniões individuais separadamente das reuniões de equipa. A questão chave é: quais tarefas usam o mesmo modo mental?
Mapeie cada lote para um horário específico no seu dia, fazendo corresponder a exigência cognitiva do lote ao seu nível de energia:
O agrupamento só funciona se respeitar os limites entre lotes. Quando está num lote de trabalho profundo, não verifique o e-mail. Quando está num lote de e-mail, não comece a escrever um relatório. Esta é a parte mais difícil — não porque a disciplina seja extrema, mas porque os nossos hábitos de alternância constante estão profundamente enraizados.
Comece com um lote protegido por dia. A maioria das pessoas descobre que agrupar apenas o e-mail — verificá-lo três vezes por dia em vez de continuamente — liberta uma hora ou mais de tempo produtivo.
O seu primeiro horário de agrupamento não será perfeito. Alguns lotes serão demasiado longos, outros demasiado curtos. Alguns cairão na hora errada do dia. Isso é normal. Ajuste semanalmente com base no que observa. O objetivo não é a perfeição, mas o progresso: qualquer redução na mudança de contexto desnecessária é uma vitória.
O agrupamento de tarefas é simples em conceito mas fácil de minar na prática. Atenção a estas armadilhas comuns:
O agrupamento de tarefas e o bloqueio de tempo são técnicas complementares que se reforçam mutuamente. O bloqueio de tempo dá a cada hora uma função. O agrupamento de tarefas garante que as tarefas agrupadas dentro de cada bloco são cognitivamente semelhantes. Juntos, criam um horário onde o seu cérebro passa a maior parte do tempo em foco sustentado em vez de alternar constantemente de modo.
Um dia agrupado e com bloqueio de tempo pode parecer-se com isto:
Repare como cada bloco contém um tipo de trabalho. Há apenas seis mudanças cognitivas em todo o dia, comparadas com as centenas que a maioria das pessoas experimenta. O resultado é dramaticamente mais produção com menos fadiga mental.
O agrupamento de tarefas é mais eficaz quando consegue ver os seus lotes dispostos visualmente ao longo do dia. O DayChunks foi concebido para tornar isto fácil.
O agrupamento de tarefas não é um sistema radical de produtividade. Não requer software especial, cursos caros ou uma mudança completa de estilo de vida. É um princípio único e de senso comum: faça coisas semelhantes juntas.
O poder do agrupamento vem do que ele elimina. Cada mudança de contexto que remove são alguns minutos de tempo de aquecimento desperdiçado que recupera. Cada lote que cria é um período de foco sustentado onde o seu cérebro opera no seu melhor. Ao longo de um dia de trabalho completo, estas poupanças acumulam-se em horas de tempo produtivo recuperado.
Comece com um lote amanhã. Escolha a tarefa que mais fragmenta o seu dia — para a maioria das pessoas, é o e-mail — e comprometa-se a processá-la em duas ou três janelas dedicadas em vez de continuamente. Repare como o resto do seu dia se torna mais calmo e mais focado. Depois adicione outro lote na semana seguinte. Dentro de um mês, vai perguntar-se como alguma vez trabalhou de outra forma.
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