你在 8:15 查看邮件。然后你开始写一份提案。8:32，你又查看了一次邮件。你回复了两条消息，然后打开一个电子表格更新一些数据。8:51，你再次查看邮件。到 9:00，你已经接触了四种不同类型的工作，却没有完成任何一项。
这就是大多数人的工作方式，而且效率惊人地低下。每一次在邮件、写作、数据录入和即时通讯之间的切换，都迫使你的大脑重新加载一套不同的规则、目标和心智模型。结果就是一整天感觉很忙碌，但产出的有意义成果却少得令人惊讶。
有一种更好的方法，而且简单得令人尴尬：把相似的事情放在一起做。这就是任务批处理，它是你今天就能以几乎零成本采用的最有效的生产力技巧之一。
任务批处理是将相似的任务分组在一起，在一个专门的时间段内完成它们，而不是将它们分散在一天中的做法。你不再一天查看二十次邮件，而是只查看三次。你不再在每两个任务之间穿插会议，而是将它们集中在一天的某个时段。你不再每三十分钟在写作、编程和行政工作之间来回切换，而是给每种工作类型一个不被打断的独立时间块。
这个概念借鉴自制造业，在那里批量处理已经是超过一个世纪的标准做法。一家工厂不会先喷漆一辆车，再焊接一辆车，然后又去喷漆另一辆车。它会把所有需要喷漆的车全部喷好，然后再进入下一道工序。准备成本 — 准备工具、调配油漆、校准机器 — 只需支付一次，而不是反复支付。
你的大脑以同样的方式运作。每种类型的任务都需要特定的心理准备：加载正确的上下文、激活相关的知识、进入合适的心态。当你将相似任务批量处理时，你只需支付一次准备成本，然后利用惯性连续完成同类型的多个任务。
任务批处理的有效性归结于三个有充分文献记录的认知原则：
正如我们在关于上下文切换的文章中所探讨的，每次在不同类型工作之间的转换都会产生注意力残留 — 来自上一项任务的认知余波，会影响你在下一项任务上的表现。华盛顿大学的 Sophie Leroy 的研究表明，当前一项任务未完成时，这种残留效应最为强烈。
批处理将这些转换降到最低。如果你在一个批次中处理三十封邮件，你只需切换一次上下文（进入邮件模式），而不是在一天中切换三十次。算法很简单：更少的切换意味着更少的残留，也就意味着更多的认知容量可以用于实际工作。
任何认知任务的表现都会随着持续练习而提高。你写的第一封邮件比第十封花的时间更长，不是因为第十封更简单，而是因为你的大脑已经加载了与邮件沟通相关的模式、词汇和决策框架。心理学家将此称为认知启动 — 与该类工作相关的心理通路被激活，并在你继续做类似工作时保持激活状态。
当你将邮件分散在一天中时，你每次都会失去这种启动效应。你热身、冷却、再热身、再冷却。批处理让你只需热身一次，然后在整个批次中保持状态。
每种类型的任务都需要一套独特的决策。邮件需要决定回复什么、如何措辞以及分配什么优先级。写作需要关于结构、用词和论证流程的决策。行政工作需要关于归档、日程安排和资源分配的决策。
当你批量处理时，你在一次集中处理中做出所有的邮件决策，全程使用同一个决策框架。当你分散处理时，你迫使大脑每天数十次地加载和卸载不同的决策框架，加速了决策疲劳 — 即在做了太多决策之后，决策质量会下降的有充分文献记录的现象。
并非每项任务都需要批处理，但大多数知识工作者会从批处理以下七个类别中受益：
对大多数人来说，这是影响最大的批次。与其持续监控邮件和聊天，不如每天安排两到三个专门的时段来处理它们。一个典型的时间安排可以是：上午 9:00、中午 12:30 和下午 4:30。在这些时段之外，关闭你的邮件客户端，将聊天状态设置为专注模式。
你可能担心会错过紧急事项。但现实是，真正紧急的事情几乎从不通过邮件到达 — 它们通过电话或有人走到你面前来传达。其他一切都可以等两到三个小时。
如果你一天有四个会议，将它们分散和集中安排的差别是巨大的。四个分散在一天中的会议会产生四次上下文切换，并将剩余时间碎片化为不可用的 30 到 60 分钟间隙。而同样的四个会议如果连续安排在下午，则能让你的整个上午都空出来做深度工作。
许多组织已经采用了"无会议上午"或"无会议星期三"正是出于这个原因。如果你能控制自己的日程，尝试将所有会议推到一天的某个时段 — 最好是你精力低谷期。
创造性和分析性工作从批处理中获益最多，因为它需要最长的热身时间。进入真正的心流状态通常需要 15 到 25 分钟的不间断专注。如果你的深度工作时段少于 45 分钟，你大部分时间都在热身，几乎没有时间进入心流。
将你的深度工作批量安排为 90 分钟到两个小时的时间块。像保护重要会议一样保护这些时间块 — 因为它们比大多数会议更有价值。
报销费用、更新电子表格、填写表格、处理发票、整理文件 — 这些任务单独来看很小，但加在一起很耗时。更重要的是，它们对认知的要求较低，因此非常适合你精力较低的时段。
将所有行政工作批量安排在一个 30 到 60 分钟的时间块中，最好在午餐后的精力低谷期。你会更快地完成它们，因为你处于"行政模式"，而不是不断地切入切出。
阅读文章、观看教程、查阅文档、研究竞争对手 — 这些活动共享一种信息收集和综合的共同心态。将它们批量安排在一个专门的学习时间块中，而不是这里读一篇文章、那里看一个视频。
每周一次 60 到 90 分钟的学习批次通常比每天 10 分钟的学习更有效，因为它给你足够的时间深入一个主题，而不是浅尝辄止地涉猎许多主题。
规划明天、回顾今天、更新项目状态、设定优先级 — 这些元任务最适合放在一起做。许多高效人士在工作日结束时使用每天 15 分钟的收工仪式来批量处理所有计划：回顾完成了什么、更新任务列表、为明天设定优先级。
这个批次还有第二个好处：它为工作日提供了心理上的结束感，让你更容易断开工作、休息恢复。
如果你的工作需要每天进行多次通话，请将它们批量处理。每次通话都需要你处于社交、对话的模式 — 这是一种与写作或分析不同的心理状态。将通话集中在一起可以让你保持在那种模式中，并利用通话之间的间隙做快速笔记或与对话相关的后续跟进。
采用任务批处理不需要彻底改造你的整个工作流程。从小处开始，看到效果后逐步扩展。
用一到两天时间，记录你在什么时间做了什么。注意每一次你在不同类型工作之间的切换。大多数人会震惊地发现自己每天切换任务 300 到 400 次。即使是粗略的记录也能揭示你最大的碎片化来源。
审视你的任务记录，将相似的活动分组在一起。上面的七个类别是一个起点，但你的具体角色可能需要不同的分组。软件开发者可能会将代码审查和编程分开批处理。管理者可能会将一对一面谈和团队会议分开批处理。关键问题是：哪些任务使用相同的心理模式？
将每个批次映射到一天中的特定时间，将批次的认知需求与你的精力水平相匹配：
批处理只有在你尊重批次之间的边界时才有效。当你在深度工作批次中时，不要查看邮件。当你在邮件批次中时，不要开始写报告。这是最难的部分 — 不是因为纪律要求极高，而是因为我们不断切换的习惯已经根深蒂固。
从每天一个受保护的批次开始。大多数人发现，仅仅批量处理邮件 — 每天查看三次而不是持续查看 — 就能释放出一个小时甚至更多的高效工作时间。
你的第一个批处理日程不会是完美的。有些批次会太长，有些太短。有些会安排在一天中不对的时间。没关系。根据你的观察每周调整。目标不是完美，而是进步：任何减少不必要上下文切换的努力都是一种胜利。
任务批处理在概念上很简单，但在实践中很容易被破坏。注意以下常见陷阱：
任务批处理和时间块规划是互补的技巧，相互强化。时间块规划为每个小时分配一项工作。任务批处理确保在每个时间块中分组的工作在认知上是相似的。两者结合，创造出一个让你的大脑大部分时间都处于持续专注状态、而非不断切换模式的日程。
一个经过批处理和时间块规划的一天可能看起来像这样：
注意每个时间块只包含一种类型的工作。一整天只有六次认知切换，而大多数人经历的是数百次。结果是以更少的精神疲劳获得显著更多的产出。
当你能将批次可视化地排列在一天中时，任务批处理的效果最佳。DayChunks 正是为了让这一切变得轻松而设计的。
任务批处理不是什么激进的生产力体系。它不需要特殊软件、昂贵的课程或完全改变生活方式。它只是一个简单的常识性原则：把相似的事情放在一起做。
批处理的力量在于它消除了什么。你每减少一次上下文切换，就恢复了几分钟浪费在热身上的时间。你每创建一个批次，就获得了一段持续专注的时间，让你的大脑在最佳状态下运转。在一个完整的工作日中，这些节省的时间会复利增长，累积成数小时重新获得的高效工作时间。
明天就从一个批次开始。选择最让你一天碎片化的任务 — 对大多数人来说是邮件 — 然后承诺在两到三个专门的时段集中处理它，而不是持续查看。感受你一天剩余时间变得多么平静和专注。然后下周再增加一个批次。一个月之内，你会想不通自己以前怎么能用其他方式工作。